Därför misslyckas så många digitala projekt

De digitala projekten blöder pengar. Varken beställare eller leverantör känner sig nöjda med slutresultatet. Känns det igen? På den digitala tillväxtbyrån Bombayworks jobbar man på ett annat sätt.

Många projekt snubblar redan i inledningsfasen. Ska vi ha ett rörligt pris? Leverantören får mer betalt för att jobba fler timmar. Det kan vara bekvämt för ena parten, men leder inte sällan till att budgeten spräcks. Kanske ett fast pris är bättre, med en tydlig spec och skarp deadline? Men hur hanterar man då nya insikter som leder till förändringar längs vägen?

Jonas Rendahl är medgrundare och COO på Bombayworks, den digitala tillväxtbyrån som inriktat sig på att hjälpa storbolagen med digitaliseringsprojekt från ax (strategi) till limpa (design, utveckling och optimering).

Han menar att de båda ovan nämnda arbetssätten riskerar att skapa misslyckade digitala projekt.

”IT-projekt är komplexa organismer,” säger han. ”Det är inte som att kakla om ett badrum. Många tycks tyvärr tro att man kan sätta ett fast pris på det sättet, men då riskerar man att bygga bort kreativiteten redan innan projektet startat.”

Jaga inte vattenfall

På Bombayworks har man valt en tredje väg: att jobba agilt, i en variant av Scrum-metodiken. Det fasta i det arbetssättet är den budget som finns och vilken deadline man tänker sig. Men exakt var man landar beror på hur väl kunden och uppdragsgivaren kan samarbeta under de givna premisserna.

”Det blir direkt en skillnad i inställning. Både vi och produktägaren vill att projektet ska lyckas, och vi gör gemensamma ansträngningar för att komma så långt som möjligt inom de givna ramarna”.

Avsaknaden av ett cementerat scope gör att man omfamnar nya insikter och justeringar under projektets gång. Flexibiliteten skapar dock även viss osäkerhet, då man på förhand inte vet vad man till slut får för sin budget.

“Utmaningen i IT-projekt är att man måste tillåtas vara kreativ och flexibel samtidigt som risk och osäkerhet hanteras på ett bra sätt. Vi löser detta genom att vi garanterar grundläggande funktionalitet i en MVP (Minimum Viable Product.)”

Hos Bombayworks prioriterar man all funktionalitet enligt vilka som är 1. ”must haves”, 2. ”should haves” och 3. ”could haves”. När alla ettor är uppfyllda kan man gå vidare till tvåor och treor – ifall tid och budget tillåter.

Jonas Rendahl återkommer till byggmetaforerna igen:

”Om du ska bygga ett hus vet du vilken budget du har och ungefär vad du förväntar dig. Du förväntar dig garanterat fyra väggar och ett tak, kanske 3 sovrum, 2 badrum och ett kök. Men det är idiotiskt att börja bygga ett badkar i marmor innan du vet ifall isoleringen eller taket funkar som det ska.”

Konsten att överträffa förväntan

Mats Johansson är Chief Growth Officer (CGO) på Bombayworks och den som ansvarar för bolagets sälj- och marknadsaktiviteter. Han medger att en stor utmaning är att hantera förväntansstyrning redan i den inledande dialogen och att det ställer höga krav på de personer som säljer digitala projekt.

”Det är väldigt tydligt: de som lyckas bäst med att hantera förväntansstyrningen är de som tidigare har arbetat med leveransen själva och har förståelse för digitala projekt samt processerna och utmaningarna som förekommer däri.”

Mats ser ingen omedelbar gemensam nämnare för de kunder som lyckas bättre än andra i att förstå och tillämpa det agila arbetssättet. Det viktigaste är att det finns en gemensam inställning till att projektet ska lyckas inom de ramar som finns uppsatta och att det är en resa man gör tillsammans över tid.

Vi jobbar väldigt nära kunden, mer som kollega än leverantör, eftersom vi ska leverera värde och tillväxt tillsammans

”Genom en tät dialog, gemensamma prioriteringar och kontinuerlig bevakning av tid och budget ökar vi sannolikheten för att lyckas.”

Mats påpekar att kortvariga digitala initiativ ofta ger en kortvarig tillväxt. För att uppnå en långsiktig tillväxt genom digitalisering krävs dock en längre sammanhängande period med gemensamt uppsatta mål och goda förutsättningar för att överträffa dem. Mats poängterar också att det alltid finns en outtalad morot i att leverera under budget och över förväntan.

”Har vi tid över kan vi jobba med annat – eller så är vi klara till en billigare peng. Det handlar om att bygga ett långsiktigt förtroende, genom att kontinuerligt hantera förväntningar och leverera över förväntan, som gör att kunden återkommer till oss för ett ännu bredare engagemang i framtiden. Med det här sättet att jobba blir alla vinnare.”

Publicering: Breakit, oktober 2020